Excel VBAで通常使うプリンターとは別のプリンターで印刷する-ActivePrinter

Excelで印刷するときに通常使うプリンターとは別のプリンターで印刷したい場合があります。

VBAを使って別のプリンターに印刷するようにしてみます。

別のプリンターを使う場合は、「ActivePrinter」プロパティを使って、一旦通常使うプリンターにし、再度戻します。

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「ActivePrinter」構文

使用しているプリンターの名前を返すまたは設定。

式＝Applicationオブジェクト。

設定する場合、ポート名の後ろにコロン「:」を指定する必要があります。

通常使うプリンターを変更する例

一旦、印刷したい通常使うプリンターと別のプリンターを通常使うプリンターに設定します。

VBAで下図のようにプリンター名とポートを確認します。（デバッグでも可）

Sub test()
  MsgBox Application.ActivePrinter
End Sub

通常使うプリンターを元に戻します。

VBAで確認したプリンターを「ActivePrinter」に設定し、VBAを実行するとそのプリンターに印刷されます。

Sub test()
  Application.ActivePrinter = “Microsoft Print to PDF on Ne02:”
  ActiveSheet.PrintOut
End Sub

Excelアクティブプリンターの活用

Excelでは、アクティブプリンターの設定を細かく管理することができます。これにより、ユーザーは印刷作業を効率的に行うことができ、生産性の向上が期待できます。アクティブプリンターの活用には、印刷設定の簡易化、複数プリンターの使い分け、一括印刷の実現などの機能があります。

印刷設定の簡易化

Excelのアクティブプリンター機能を使えば、印刷設定を簡単に変更できます。用紙サイズ、印刷品質、カラーモードなどの設定を一度行えば、次回からは同じ設定で印刷できます。これにより、毎回設定を変更する手間が省けます。

また、よく使う設定を登録しておけば、印刷設定の切り替えがスムーズに行えます。この機能は、同じ書類を異なる設定で印刷する必要がある場合に特に便利です。

複数プリンターの使い分け

オフィスでは、モノクロプリンターとカラープリンターが別々に設置されていることが多くあります。Excelのアクティブプリンター機能を利用すれば、印刷ジョブの内容に応じて、最適なプリンターを自動的に選択できます。

たとえば、モノクロ印刷の場合はモノクロプリンターを、カラー印刷の場合はカラープリンターを優先的に選択するよう設定できます。これにより、無駄な待ち時間や印刷ミスを防ぐことができます。

一括印刷の実現

Excelのアクティブプリンター機能を使えば、複数のファイルを一括して印刷できます。この機能は、大量の印刷ジョブがある場合に特に役立ちます。

印刷設定を一度行えば、指定したファイルをすべて同じ設定で印刷できます。また、印刷順序の変更や、特定のファイルの印刷をスキップすることもできます。一括印刷機能を活用すれば、印刷作業の効率化が図れます。

Excelプリンター連携の利点

Excelとプリンターを連携させることで、さまざまな利点が得られます。ワークフロー効率化、出力品質の向上、コスト削減などが代表的な利点です。

ワークフロー効率化

Excelとプリンターを連携させることで、印刷作業のワークフローが合理化されます。印刷設定の自動化、一括印刷、プリンター選択の自動化などの機能により、手作業が大幅に削減されます。

また、印刷ジョブの状況を一元的に管理できるため、作業の進捗把握が容易になります。このように、ワークフローの効率化により、生産性の向上が期待できます。

出力品質の向上

Excelとプリンターを連携させることで、印刷物の品質が向上します。Excelの印刷設定機能を使えば、用紙サイズ、印刷解像度、カラーモードなどを細かく設定できます。

さらに、プリンターの機能に合わせて印刷設定を最適化できるため、高品質な出力が可能になります。たとえば、写真や図表を含む資料の場合は、カラープリンターの高解像度モードを選択するなどの対応ができます。

コスト削減への貢献

Excelとプリンターを連携させることで、印刷コストの削減が期待できます。一括印刷機能を活用すれば、無駄な印刷を防ぐことができます。

また、モノクロ印刷とカラー印刷を使い分けることで、トナーやインクの消費を抑えられます。さらに、プリンターの稼働状況を把握しやすくなるため、適切な時期にメンテナンスを行うことができ、プリンターの長期的な利用が可能になります。

Excelプリンター制御の高度な活用

Excelには、プリンターを制御するための高度な機能が備わっています。条件付き印刷の実装、プリンターポーリング機能、リモートプリンター管理など、さまざまな機能を活用できます。

条件付き印刷の実装

Excelでは、条件付き印刷を実装できます。この機能を使えば、特定の条件を満たすデータのみを印刷することができます。たとえば、売上データから一定金額以上の取引のみを抽出して印刷するなどの操作ができます。

条件付き印刷を利用すれば、必要な情報のみを印刷でき、用紙やトナーの無駄な消費を防ぐことができます。また、大量のデータから重要な情報を抽出しやすくなるため、作業の効率化にもつながります。

プリンターポーリング機能

Excelには、プリンターの状態を定期的に確認するポーリング機能が搭載されています。この機能を利用すれば、プリンターの稼働状況や残りトナー量、エラー発生の有無などをリアルタイムで把握できます。

プリンターポーリング機能を活用することで、プリンターの適切なメンテナンスタイミングを逃すことがなくなります。また、トナー残量を監視することで、予備のトナーを事前に発注でき、突然の印刷不可などのトラブルを回避できます。

リモートプリンター管理

Excelには、リモートからプリンターを管理する機能もあります。この機能を使えば、離れた場所からプリンターの設定変更や印刷ジョブの制御ができます。

リモートプリンター管理は、複数拠点を持つ企業や在宅勤務者にとって便利な機能です。オフィスにいなくても、必要な印刷ジョブを送信したり、プリンターの設定を変更したりできます。セキュリティ対策を講じれば、安全にこの機能を利用できます。

プリンター設定のトラブルシューティング

Excelとプリンターを連携して使用する際、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。一般的な問題と対処法、カスタマイズ設定の影響、ドライバー更新の重要性などを理解しておく必要があります。

一般的な問題と対処法

Excelとプリンターを連携する際に発生しがちな一般的な問題としては、印刷エラー、用紙づまり、印刷品質の低下などがあげられます。これらの問題に対しては、基本的な対処法があります。

印刷エラーの場合は、プリンターの接続状態やドライバーの設定を確認する必要があります。用紙づまりなどのハードウェア的な問題は、プリンター本体のメンテナンスが解決策になります。また、印刷品質が低下した場合は、印刷設定を見直すことが重要です。

カスタマイズ設定の影響

Excelでは、プリンター設定をカスタマイズすることができます。しかし、カスタマイズを行う際には注意が必要です。不適切な設定を行うと、印刷エラーや品質低下の原因になる可能性があります。

カスタマイズ設定を変更する際は、事前にテスト印刷を行い、問題がないことを確認することをおすすめします。また、設定変更の履歴を残しておけば、トラブル発生時の原因特定が容易になります。

ドライバー更新の重要性

プリンターを最新のドライバーで使用することが重要です。古いドライバーを使用していると、印刷エラーや品質低下などの問題が発生する可能性があります。

ドライバーは定期的に更新されるため、常に最新版をインストールするようにしましょう。ドライバーのアップデートは、プリンターメーカーのWebサイトから入手できます。また、自動アップデート機能を有効にしておけば、新しいバージョンが提供された際に通知が届くため、更新作業が簡単になります。